Hér er að finna tímalínu fyrir stjórnir félaga til þess að styðjast við í undirbúningi aðalfunda. 

Gátlisti stjórnar (pdf). 

Fundarstjórn er í höndum fundarstjóra.

Verksvið fundarstjóra er vítt og mismunandi eftir eðli funda. Fundarstjóri er sá einstaklingur á hverjum fundi sem mest hvílir á. Það ræðst iðulega af starfi hans og framkomu hvort fundurinn verður árangursríkur eða árangurslítill.

Eftirtalin atriði þarf fundarstjóri að jafnaði að hafa í huga:

• Fundarstjóri þarf að kunna góð skil á lögum félagsins. Þau þurfa að vera tiltæk á öllum fundum ef leysa þarf úr ágreiningi.
• Fundarstjóri fer yfir dagskrá ef sá sem setti fundinn gerði það ekki.
• Fundarstjóri verður að vera röggsamur og ákveðinn. Sé hann óákveðinn og hikandi tapar hann trausti fundarmanna.
• Fundarstjóri gefur ræðumönnum orðið og stjórnar afgreiðslu mála.
• Fundarstjóri þarf að vera réttlátur í stjórn sinni. Hann þarf að varast að láta fundarmenn hafa sjáanleg áhrif á gerðir sínar, en verður þó að taka réttmætar ábendingar til greina.
• Fundarstjóra ber að gæta hlutleysis í störfum sínum. Þurfi hann að taka þátt í umræðum skal hann kalla til aðstoðarfundarstjóra, hafi hann verið kjörinn, eða skipa annan fundarstjóra í sinn stað með samþykki fundarins. Sá stýrir fundi á meðan viðkomandi mál er á dagskrá eða til loka fundarins.
• Fundarstjóri tekur að jafnaði ekki þátt í opinberum atkvæðagreiðslum á fundinum. Honum er þó að sjálfsögðu heimilt að greiða atkvæði því að ekki er hægt að krefjast slíkrar skerðingar á félagsréttindum við það að menn taki að sér fundarstjórn.
• Fundarstjóra ber að halda uppi reglu á fundinum. Ef ókyrrð er og fundarmenn virða ekki áminningar fundarstjóra hefur hann vald til að fresta fundi þar til kyrrð hefur komist á eða jafnvel að slíta fundi.
• Fundarstjóri lýsir fundarslitum þegar dagskrá hefur verið tæmd eða ef formaður slítur fundi. Fundarstjóri undirritar fundargerð ásamt fundarritara.
• Fundarstjóra ber að gæta þess að fundur sé innan þess tímaramma sem auglýstur var. Fundarstjóri þarf að vera ákveðinn í tímastjórnun og gæta þess að umræður haldist við málefni fundar eins og kostur er.

Hlaða niður skjali á pdf. 

Fundarritari er annar æðsti embættismaður fundar.

Hlutverk hans er að skrá í stuttu máli aðalatriði þess sem fram fer á fundinum.

Eftirtalin atriði þarf fundarritari að jafnaði að hafa í huga:

• Fundargerð á að vera sönn og hlutlaus greinargerð um fundinn, störf hans og niðurstöður, auk þess sem fundargerðir eru sögulegar heimildir félaga. Því þarf að vanda þær sem best.
• Fundarritari skal skrá hvar og hvenær fundur er haldinn og skrá niður hvaða embættismenn eru mættir á fundinn.
• Fundarritari skal skrá hvaða mál voru á dagskrá og hvaða mál tekin fyrir. Einnig þarf að skrá aðalatriði umræðna á fundinum.
• Fundarritari skal skrá allar tillögur er fram koma og afgreiðslu þeirra, einnig aðrar samþykktir er gerðar eru á fundinum.
• Fundarritari skal skrá hverjir eiga að framfylgja eða framkvæma ákvarðanir fundarins og hvenær.
• Fundarritari á aðalfundi skal skrá höfuðatriði úr reikningum félagsins. Ef reikningarnir eru fjölritaðir skal eintak af þeim fylgja fundargerðinni í formi fylgiskjals.
• Fundarritari skal skrá fundargerð á einfaldan og gagnorðan hátt.
• Fundarritari skal lesa upp fundargerð í fundarlok eða í byrjun næsta fundar (með sama hætti og áður er greint frá). Fundarstjóri leitar síðan eftir því hvort fundarmenn vilji gera athugasemdir við fundargerðina. Ef svo er ekki úrskurðar hann fundargerðina samþykkta. Komi fram athugasemdir leiðréttir fundarritari það sem hann kann að hafa skráð rangt. Að lokum undirritar hann fundargerð ásamt fundarstjóra.
• Algengast er að fundargerðir séu skráðar beint á tölvu og þær síðan sendar fundarmönnum eða birtar á vefsíðu viðkomandi félags. Þá gefst fundarmönnum kostur á að koma á framfæri leiðréttingum eða athugasemdum við fundargerðina áður en hún er endanlega afgreidd.

Hlaða niður skjali á pdf. 

Ársskýrsla er skýrsla sem inniheldur það sem fór fram á árinu auk ársreiknings. Gott er að vanda vel vinnu við ársskýrslur því þær eru mikilvægar sögulegar heimildir fyrir félagið.

Ársskýrsla er iðulega unnin fyrir aðalfund félags, þar er skýrslan kynnt fyrir fundargestum af formanni og/eða framkvæmdastjóra.  

Engin ein regla er til við samsetningu eða innihald á ársskýrslum, en til þess að gefa hugmynd er hér að finna atriði sem ÍSÍ og UMFÍ vinna eftir:

• Ávarp formanns
• Upplýsingar um stjórn félagsins
• Upplýsingar um skrifstofu félagsins
• Upplýsingar um sambandsaðila og/eða aðildarfélög félagsins
• Upplýsingar um helstu verkefni og áskoranir ársins
• Upplýsingar um samstarfsaðila ársins
• Upplýsingar um veittar viðurkenningar, verðlaun og nefndir ársins
• Lög félagsins
• Ársreikningur félagsins 

Starfsskýrsla er skýrsla sem félög semja um störf sín og hag og senda rafrænt til ÍSÍ og UMFÍ í þar til gerðu félagaskýrslukerfi fyrir 15. apríl ár hvert. Um er að ræða skýrslu um tímabilið 1. janúar – 31. desember síðastliðins árs. Starfsskýrsla samanstendur af iðkenda- og félagatali, upplýsingum um núverandi aðalstjórn, stjórnir deilda og lykiltölum úr ársreikningi síðasta rekstrarárs, ásamt nýjustu lögum félags. 

Stjórn og iðkendur 

Við fyrstu skil í kerfinu verður að skrá ýmsar upplýsingar um starfsfólk og stjórn en strax við næstu skil þá þarf eingöngu að uppfæra þær upplýsingar sem fyrir eru. Hjá þeim félögum sem nota Abler í sínu daglegu starfi munu upplýsingar um iðkendur lesast sjálfkrafa yfir í starfsskýrslu en það er á ábyrgð félagsins að skoða samtölur iðkenda í starfsskýrslunni og staðfesta þær með skilum á skýrslunni.

Mjög mikilvægt er að upplýsingar um stjórnir íþróttafélaga og deilda séu skráðar og uppfærðar í starfsskýrslur, þ.m.t. netföng og símanúmer. Einnig er nauðsynlegt að tryggja að grunnupplýsingar um íþróttafélög séu réttar, þar sem þær upplýsingar eru notaðar við samskipti innan íþróttahreyfingarinnar.

Félagsmenn 

Allir iðkendur eru sjálfkrafa félagsmenn og skapa þannig grunn að félagatali í kerfinu.

Ef félög halda að auki sérstakt félagatal fyrir aðra félagsmenn en þá sem eru iðkendur, þarf að lesa það inn í skilakerfið við fyrstu skil í kerfinu. Til að vera skráður sem iðkandi þarf viðkomandi að uppfylla eftirfarandi skilgreiningu: Iðkandi er sá félagsmaður í íþrótta- eða ungmennafélagi sem stundar eina eða fleiri íþróttagreinar á vegum félagsins.

Í félaginu geta einnig verið félagsmenn sem ekki eru iðkendur. Skilgreining á félagsmanni er eftirfarandi: Félagsmaður í íþrótta- eða ungmennafélagi er hver sá sem greitt hefur félagsgjald til félagsins ásamt þeim sem stjórn félagsins samþykkir að skuli skrá sem félaga, en er undanþeginn greiðslu félagsgjalds af sérstökum ástæðum. 

Það er á ábyrgð hvers íþróttafélags að tryggja að eingöngu séu þeir skráðir sem iðkendur sem sannarlega iðka íþróttina það árið á vegum félagsins. 

Varðandi skráningu á félagsmönnum þá er ekki hægt að skylda forráðamenn að gerast félagar í íþróttafélagi. Það er valkvætt fyrir hvern einstakling að gerast félagsmaður og viðkomandi þarf því að skrá sig sérstaklega sem félagsmaður og jafnframt að segja sig formlega úr félaginu þegar viðkomandi hættir.   

Íþróttahreyfingin er hvött til að endurskoða félagaskrár sínar og yfirfara vel svo upplýsingar í kerfinu séu sem réttastar miðað við raunstöðu. Með því verður einfaldara fyrir alla aðila að halda vel utan um félagatalið sitt og uppfæra á milli ára. Félagatal og yfirferð á því er alltaf á ábyrgð hvers félags áður en það er lesið inn. Staðfesta þarf réttan fjölda við skil. 

Lykiltölur úr ársreikningum

Í starfsskýrslum er beðið um lykiltölur úr ársreikningum. Þessar tölur skipta máli gagnvart ýmsum þáttum í starfsemi íþróttahreyfingarinnar. Fjárhagstölur í starfsskýrslum eru hagsmunamál íþróttahreyfingarinnar og mikilvægt er að tölurnar séu sem réttastar og ítarlegastar. Þá er nauðsynlegt að gott aðgengi sé að ársreikningum hverjum sinni, s.s. í gegnum heimasíður.  

Samþykkja dagsetningu og tíma: Stjórn félagsins ætti að ákveða hvenær aðalfundurinn verður haldinn. 

Tryggja boðunarfresti: Skoða þarf lög félagsins og tryggja að fundurinn sé boðaður með nægilegum fyrirvara. 

Útgáfa fundarboðs: Fundarboðið ætti að innihalda:

• Dagsetningu, tíma og stað fundarins.
• Dagskrá fundarins
• Upplýsingar um hvernig hægt er að senda inn tillögur eða framboð til stjórnar.
• Birta fundarboð: Fundarboðið skal senda til félagsmanna (t.d. með tölvupósti, á heimasíðu félagsins eða með öðrum hætti samkvæmt lögum félagsins). 

Dagskrá fundarins er almennt ákveðin í lögum félagsins. Hefðbundin dagskrá aðalfundar inniheldur eftirfarandi:

1. Kosning fundarstjóra og fundarritara 
2. Skýrsla stjórnar lögð fram  
3. Reikningar lagðir fram til samþykktar  
4. Lagabreytingar (ef við á og þá tilgreindar hverjar)  
5. Ákvörðun félagsgjalds  
6. Kosning stjórnar  
7. Kosning skoðunarmanns/endurskoðanda  
8. Önnur mál 

Ársreikningur: Ársreikningur skal yfirfarinn af skoðunarmanni/endurskoðanda áður en hann er lagður fram. 

Skýrsla stjórnar: Stjórn félagsins ætti að skrifa yfirlitsskýrslu yfir helstu atburði og verkefni síðasta árs.

Fjárhagsáætlun: Gera þarf drög að fjárhagsáætlun fyrir næsta ár.

Tillögur að lagabreytingum: Ef breytingar á lögum eru fyrirhugaðar þarf að undirbúa þær í tíma.   

Undirbúa framboð: Félagsmenn ættu að fá tækifæri til að bjóða sig fram í stjórn eða nefndir. Leita þarf framboða ef fyrirsjáanlegt er að erfitt verði að manna stjórn. 

Kjörnefnd: Sé félagið með kjörnefnd er mikilvægt að virkja hana tímanlega áður en til aðalfundar kemur. 

Tryggja réttmæti: Passa að allt fari fram samkvæmt lögum félagsins, t.d. varðandi kosningarferli og hæfi frambjóðenda og atkvæðisrétt fundarmanna. 

Skipuleggja staðsetningu: Bóka fundarstað eða skipuleggja fjarfund (ef við á). 

Tryggja búnað: Passa að það sé nóg af stólum, hljóðkerfi, skjávörpum eða öðrum nauðsynlegum búnaði. 

Deila gögnum fyrir fundinn: Félagsmenn ættu að hafa aðgang að gögnum eins og skýrslu stjórnar, ársreikningi og tillögum til lagabreytinga fyrirfram. 

Hvetja til þátttöku: Hvetja félagsmenn til að mæta og taka virkan þátt.  

Fundarstjóri og ritarar: Gera skal ráðstafanir til að fundarstjóri og ritari séu til taks. Undirbúa skal fundarstjóra sérstaklega. 

Skráning mætingar: Hafa skrá yfir þá sem mæta (ef nauðsynlegt er, t.d. vegna atkvæðisréttar). 

Útgáfa fundargerðar: Skrá og dreifa fundargerð til félagsmanna. 

Fylgja ákvörðunum eftir: Framkvæma þær ákvarðanir sem teknar voru á fundinum. 

Senda aðalfundargerð á viðkomandi íþróttahérað.

Breytingar á lögum félagins og stjórnarmönnum: Tilkynna til viðkomandi héraðssambands/íþróttabandalags og skattsins.

Með góðum undirbúningi verður aðalfundurinn vel heppnaður og stuðlar að auknu trausti og þátttöku félagsmanna. 

Hér er talið upp það sem gott er að hafa í móttökupakka sem nýju stjórnarfólki er afhent á sínum fyrsta stjórnarfundi. 

Hægt er að taka þetta saman í plastmöppu og afhenta á fundi.

• Hlutverk og skyldur íþróttahéraða/íþróttafélaga.
• Verklýsing stjórnar.
• Lög íþróttahéraðs/íþróttafélags.
• Skipurit yfir íþróttafélagið.
• Handbók félagsins (þarf ekki að prenta ef það er stórt rit en mögulega hægt að senda slóð í tölvupósti ef hún er aðgengileg á netinu).
• Skinfaxi (UMFÍ), tímarit frá félaginu eða annað skemmtilegt rit um íþróttahreyfinguna.
• Merki íþróttafélagsins/íþróttahéraðs (næla) sem fólk getur notað þegar komið er fram fyrir hönd stjórnar.
• Annað sem félagið telur mikilvægar/gagnlegar upplýsingar.

*Ath að þessi listi er ekki tæmandi.

Hlaða upp skjali í pdf. 

Hlutverki formanns er hægt er skipta upp í tvo þætti:

Starf sem snýr að stjórninni sjálfri:

• Formaður boðar til stjórnarfunda. Hann undirbýr þá í samráði við framkvæmdastjóra og stýrir þeim. Formaður ber jafnframt ábyrgð á skipulagi stjórnarfunda. 
• Formaður ber ábyrgð á því að lögum og samþykktum félagsins sé fylgt eftir. Einnig að starfsemi sé skipulögð og skyldur séu ræktar. 

Starf sem snýr að félaginu: 

• Formaður sinnir leiðtogahlutverki sem meðal annars felst í því að hvetja og styðja sjálfboðaliða og starfsfólk félagsins. 
• Algengt er að formaður komi fram fyrir hönd félagsins út á við gagnvart stjórnvöldum, öðrum félagasamtökum og fjölmiðlum. 
• Formaður er næsti yfirmaður framkvæmdastjóra og vinnur náið með honum að málum sem ekki geta beðið ákvörðunar og að öðrum verkefnum sem hann hefur umboð til að sinna, annaðhvort samkvæmt lögum og reglum eða samkvæmt ákvörðun stjórnar. 
• Formaður í samvinnu við framkvæmdastjóra sjá um að koma nýjum stjórnarmönnum inn í störf stjórnar og verkefni. 

Formaður hefur ekki meiri áhrif innan stjórnar en annað stjórnarfólk nema:

• Það sé sérstaklega tekið fram í lögum félagsins. 
• Þess sé getið í sérstökum reglum fyrir formenn.
• Það sé ákveðið með samþykki allra stjórnarmanna.
• Það sé hluti af hefð félagsins.

Formaður og varaformaður vinna náið saman svo varaformaður geti tekið við sem staðgengill formanns í forföllum. Varaformaður gegnir hlutverki formennsku í forföllum formanns. Oft skipta formaður og varaformaður með sér hlutverkum og verkefnum. Ef framkvæmdastjórn er starfandi er varaformaður venjulega í þeim hópi. 

Helsta hlutverk ritara er að skrifa fundargerðir og hafa umsjón með öðrum gögnum félagsins.  

Önnur hlutverk ritara eru oft:

• Aðstoða formann. 
• Þekkja lög og reglur félagsins. 
• Halda utan um gögn. 
• Halda utan um félagatalið. 
• Svara fyrirspurnum í síma, tölvupósti og bréfum. 
• Sinna hlutverki varaformanns í forföllum. 

Helsta hlutverk gjaldkera er að hafa eftirlit með fjárreiðum félagsins. 

Í því fellst:

• Greiða reikninga og laun. 
• Færa bókhald og tryggja að góðar bókhaldsvenjur séu viðhafðar.
• Vera upplýstur um fjárhagsstöðu félagsins. 
• Veita aðhald í fjármálum og geta sagt til hvort fjármagn sé til fyrir verkefnum. 
• Fara yfir ársreikning á aðalfundi félagsins. 
• Geta svarað fyrirspurnum um reikninga og fjárreiður félagsins. 
• Hafa yfirumsjón eða a.m.k. vera vel inn í fjáröflun. 

Algengt er að embætti ritara og gjaldkera séu fyrst og fremst táknræn hjá milli stórum og stórum félagasamtökum. Milli stór og stór félagasamtök eru flest með fjármálastjóra og/eða starfsfólk sem sér um bókhald félagsins. 

Fjöldi meðstjórnenda í stjórn er mismunandi eftir félögum. 

Meðstjórnendur bera sömu ábyrgð og annað stjórnarfólk. Þessir fulltrúar geta haft mörg ólík hlutverk en stundum engin. 

Hér eru nokkrar hugmyndir að hlutverkum fyrir meðstjórnendur:

• Sinna ákveðnum hlutverkum formanns og/eða ritara. 
• Vera tengiliður við nefndir, starfshópa eða ákveðin verkefni. 
• Ábyrgðaraðili fyrir ákveðnum verkefnum eða málefnavinnu. 
• Umsjón með fjáröflunum.
• Umsjón með kynningar- og/eða upplýsingamálum. 
• Tengiliður við fjölmiðla. 
• Umsjón með alþjóðamálum. 

Fjöldi varamanna í stjórn er oft tveir. Hlutverk þeirra á það til að vera óljóst og misjafnt eftir félögum. Mikilvægt er að stjórn ákveði hlutverk þessara fulltrúa, haldi þeim vel upplýstum en leyfi þeim að njóta svigrúms sem varamenn. Misjafnt fer eftir félögum hvort varamenn séu boðaðir á alla stjórnarfundi eða aðeins þegar aðalmenn tilkynni um forföll. 

Framkvæmdastjóri gegnir lykilhlutverki í starfsemi félaga. Formaður er næsti yfirmaður framkvæmdastjóra og hefur eftirlit með störfum hans. Það er ábyrgð formanns að vera í samskiptum við framkvæmdastjóra, leggja honum línurnar og upplýsa um gang mála. Framkvæmdastjóra ber að bregðast við þeim fyrirmælum sem stjórn hefur gefið, sinna daglegum verkefnum, rekstri og gera nauðsynlegar ráðstafanir sem ekki teljast óvenjulegar eða meiriháttar. Auk þess ber framkvæmdastjóri ábyrgð á starfsmannahaldi ef fleiri en einn starfsmaður er hjá félaginu í starfi. 

Mjög heillavænlegt er að formaður og framkvæmdastjóri séu í nánum samskiptum og upplýsi hvorn annan um gang mála, formaður sem fulltrúi stjórnar og framkvæmdastjóri sem fulltrúi starfsfólks. 

Smelltu hér til þess að hlaða niður ofangreindum upplýsingum á pdf.