Öll stærri félagasamtök eru skyldug til þess að færa tvíhliða bókhald og skila inn ársreikningi til skattsins. Í lögum um bókhald stendur að bókhaldsskyld séu hvers konar félög, sjóðir og stofnanir sem stunda atvinnurekstur eða hafa á hendi fjáröflun eða fjárvörslu (lög um bókhald nr. 145/1994). Undanþegin skyldu til að færa tvíhliða bókhald séu „félög, sjóðir og stofnanir, sbr. 7 tölul. 1. gr., sem stunda ekki atvinnurekstur ef tekjur þeirra eru eingöngu framlög sem innheimt eru hjá félagsaðilum og ganga til greiðslu á sameiginlegum útgjöldum, þar með töldu aðkeyptu vinnuafli sem svarar til allt að einum starfsmanni að jafnaði“ Þetta þýðir að aðeins lítil félög, sem aðeins afla tekna hjá félagsmönnum sínum, eru undanþegin skyldu til að færa fullgilt bókhald. 

Fáanleg eru ýmis bókhaldsforrit sem auðvelda færslu á bókhaldi. Ef um er að ræða lítil félög og fáar færslur er auðvelt að nota töflureikni eins og t.d. excel. Töflureiknar hafa þó þá ókosti að hægt er að breyta færslum eftirá. Ef gjaldkeri færir bókhaldið í töflureikni ætti hann þess vegna að „frysta“ færslurnar í öðru skjali (PDF) þegar bókhaldi er lokað.

Best er að annar aðili (bókari) færi bókhaldið, en sá sem fer með bankareikninginn (gjaldkeri). Til þess að bókarinn geti fært bókhaldið er nauðsynlegt að bankayfirlit og fylgiskjöl séu til staðar. Framangreind verkaskipting milli gjaldkera og bókara tryggir ákveðið eftirlit þ.e. bókhaldið fari um fleiri hendur. Misjafnt er eftir umfangi félaga hver sér um bókhald þess. Í litlum félögum er það oft gjaldkeri stjórnar en eftir því sem umfang og starfsemi félags er meiri er algengt að félög ráði fagaðila til þess að sjá um bókhald og uppgjör félagsins. 

Útborganir: Fylgiskjöl þurfa að vera til staðar til staðfestingar á öllum hreyfingum á bankareikningi. Þetta á sérstaklega við ef um er að ræða útborganir. Best er að hafa svokölluð ytri gögn t.d. vörureikninga frá birgjum, ef um er að ræða kaup á aðföngum.

Innborganir: Ef innlegg á bankareikning á sér stað, án þess að fylgiskjal fylgi með, er gott að biðja þá sem leggja inn um að senda kvittun með skýringu í tölvupósti. Kvittunin verður þá fylgiskjal í bókhaldinu. Einnig er fullgilt að taka mynd af bankayfirliti og áherslumerkja viðkomandi innborgun. Oftast kemur fram skýring á bankayfirlitinu s.s. kennitala greiðanda.

Í lok hvers rekstrarárs er  ársreikningur tekinn saman og birtur. Hlutverk reikningsins er að gefa rétta mynd af fjárhagsstöðu félagsins. Öll félög sem hafa kennitölu eru skyldug til þess að skila inn ársreikningi til skattsins á tólf mánaða fresti. Ársreikningur er lagður fram á aðalfundi félagsins og er hann á ábyrgð stjórnar. Öll stjórnin þarf að samþykkja og árita ársreikninginn. Einnig þurfa utanaðkomandi endurskoðendur að samþykkja reikninginn. Algengt er að minni félög styðjist við svokallaða skoðunarmenn reikninga, þ.e. félagsmenn sem eru kjörnir á aðalfundi hvert ár. Stærri félög leita oftar en ekki til löggildra endurskoðenda. Þegar reikningur hefur verið samþykktur og endurskoðaður/skoðaður er hann loks lagður fyrir aðalfund félagsins og þarf meirihluta atkvæða til að hann hljóti samþykki. 

Ársreikningur inniheldur mikilvægar upplýsingar um fjárhag félagsins og breytingu á fjárhagslegri stöðu þess á milli ára. Þannig er ársreikningur oft notaður til þess að meta umfang félags og til þess að sýna fram á stöðugleika í fjármálum. Auk þess nýtir stjórn og félagsmenn ársreikninginn til þess að gera fjárhagsáætlun næsta árs. 

Mikilvægt er að ársreikningur sé skýr og auðskiljanlegur. Hér verður stiklað á helstu liðum sem koma fram í ársreikningi. Listinn er ekki tæmandi heldur settur fram til þess að auka skilning og læsi ársreiknings. 

Efnahagsreikningur sýnir yfirlit yfir raunverulegar eignir félagsins á hverjum tíma. Reikningurinn sýnir hlutfallslega skiptingu efnahags, þ.e.a.s. eigni, skuldir og eigið fé, yfir ákveðið tímabil. 

Efnahagsreikningur er reiknaður út frá skuldum og eignum í byrjun árs og þeim breytingum sem gerðar voru á árinu. 

Eignir = skuldir + eigið fé. 

Rekstrarreikningur sýnir yfirlit yfir rekstur félagsins á ákveðnu rekstrarári. Þar koma fram annarsvegar allar tekjur, eins og t.d. styrkir og félagsgjöld og hins vegar öll útgjöld félagsins eins og t.d. laun og skrifstofukostnaður.  

Niðurstaða rekstrarreiknings nefnist óráðstafað eigið fé sem er afkoma félagsins (hagnaður/tap) frá ári til árs. 

Tekjur – gjöld = hagnaður/tap. 

Eignir eru t.d. allir sjóðir og hlutir sem félagið á. Sem dæmi má nefna peninga, fasteignir og tölvur.  

Skuldir eru vörur og þjónusta sem félagið hefur keypt og notað en ekki greitt fyrir. Sem dæmi má nefna bankalán, ógreidda leigu og aðra reikninga. 

Á heimasíðu Skattsins er að finna leiðbeiningar um skattskyldu íþróttafélaga. Í leiðbeiningunum er m.a. finna upplýsingar um virðisaukaskatt, greiðslur til íþróttamanna og þjálfara – launþegi eða verktaki, staðgreiðslu opinberra gjalda, launamiðaskil, tryggingagjald, tekjuskráningu og bókhald íþróttafélaga.  

Hér er að finna upplýsingar um bókhaldslykla íþróttahreyfingarinnar. 

Hlaða niður skjali (word). 

Hér er að finna sniðmöt að ráðningasamningum framkvæmdastjóra og þjálfara. 

Ráðningasamningur framkvæmdastjóra utan stéttarfélags (word). 

Ráðningasamningur framkvæmdastjóra í stéttarfélagi (word). 

Ráðningasamningur þjálfara (word). 

Við fyrstu skil í kerfinu verður að skrá ýmsar upplýsingar um starfsfólk og stjórn en strax við næstu skil þá þarf eingöngu að uppfæra þær upplýsingar sem fyrir eru. Hjá þeim félögum sem nota Abler í sínu daglegu starfi munu upplýsingar um iðkendur lesast sjálfkrafa yfir í starfsskýrslu en það er á ábyrgð félagsins að skoða samtölur iðkenda í starfsskýrslunni og staðfesta þær með skilum á skýrslunni.

Mjög mikilvægt er að upplýsingar um stjórnir íþróttafélaga og deilda séu skráðar og uppfærðar í starfsskýrslur, þ.m.t. netföng og símanúmer. Einnig er nauðsynlegt að tryggja að grunnupplýsingar um íþróttafélög séu réttar, þar sem þær upplýsingar eru notaðar við samskipti innan íþróttahreyfingarinnar. 

Allir iðkendur eru sjálfkrafa félagsmenn og skapa þannig grunn að félagatali í kerfinu.

Ef félög halda að auki sérstakt félagatal fyrir aðra félagsmenn en þá sem eru iðkendur, þarf að lesa það inn í skilakerfið við fyrstu skil í kerfinu.

Til að vera skráður sem iðkandi þarf viðkomandi að uppfylla eftirfarandi skilgreiningu: Iðkandi er sá félagsmaður í íþrótta- eða ungmennafélagi sem stundar eina eða fleiri íþróttagreinar á vegum félagsins.  

Í félaginu geta einnig verið félagsmenn sem ekki eru iðkendur. Skilgreining á félagsmanni er eftirfarandi: Félagsmaður í íþrótta- eða ungmennafélagi er hver sá sem greitt hefur félagsgjald til félagsins ásamt þeim sem stjórn félagsins samþykkir að skuli skrá sem félaga, en er undanþeginn greiðslu félagsgjalds af sérstökum ástæðum. 

Það er á ábyrgð hvers íþróttafélags að tryggja að eingöngu séu þeir skráðir sem iðkendur sem sannarlega iðka íþróttina það árið á vegum félagsins. 

Varðandi skráningu á félagsmönnum þá er ekki hægt að skylda forráðamenn að gerast félagar í íþróttafélagi. Það er valkvætt fyrir hvern einstakling að gerast félagsmaður og viðkomandi þarf því að skrá sig sérstaklega sem félagsmaður og jafnframt að segja sig formlega úr félaginu þegar viðkomandi hættir.  

Íþróttahreyfingin er hvött til að endurskoða félagaskrár sínar og yfirfara vel svo upplýsingar í kerfinu séu sem réttastar miðað við raunstöðu. Með því verður einfaldara fyrir alla aðila að halda vel utan um félagatalið sitt og uppfæra á milli ára.

Félagatal og yfirferð á því er alltaf á ábyrgð hvers félags áður en það er lesið inn. Staðfesta þarf réttan fjölda við skil.

Í starfsskýrslum er beðið um lykiltölur úr ársreikningum. Þessar tölur skipta máli gagnvart ýmsum þáttum í starfsemi íþróttahreyfingarinnar. Fjárhagstölur í starfsskýrslum eru hagsmunamál íþróttahreyfingarinnar og mikilvægt er að tölurnar séu sem réttastar og ítarlegastar. Þá er nauðsynlegt að gott aðgengi sé að ársreikningum hverjum sinni, s.s. í gegnum heimasíður. 

Hvatasjóður íþróttahreyfingarinnar er sjóður á vegum ÍSÍ og UMFÍ með stuðningi Mennta- og barnamálaráðuneytis. Sjóðurinn styrkir verkefni sem miða að útbreiðslu íþrótta og aukinni þátttöku barna í íþróttum með áherslu á þátttöku barna með fötlun, af tekjulægri heimilum og með fjölbreyttan tungumála og menningarbakgrunn. 

Nánari upplýsingar hér. 

Ferðasjóður íþróttafélaga hefur fengið árlegt framlag á Fjárlögum Alþingis, allt frá árinu 2007, til úthlutunar til íþrótta- og ungmennafélaga í landinu vegna keppnisferða innanlands.  Íþrótta- og Ólympíusambandi Íslands var falin umsjón á útreikningi og úthlutunum úr sjóðnum. 

Nánari upplýsingar hér.  

Fræðslu og verkefnasjóður UMFÍ hefur þann tilgang að styrkja félags- og íþróttastarf ungmennafélags-hreyfingarinnar m.a. með því að auka menntun og þekkingu félaga innan hreyfingarinnar á íþróttagreinum, þjálfun, í félagsmálum og félagsstarfi.

Rétt til styrkveitingar úr sjóðnum eiga allir félagar í ungmennafélögum sem eru virkir í starfi og hafa uppáskrift síns félags eða sambands til að afla sér aukinnar þekkingar á sínu sérsviði sem gæti nýst viðkomandi félagi, sambandi og ungmennafélagshreyfingunni í heild. 

Umsóknarfrestir eru tveir á ári, 1. maí og 1. nóvember. 

Nánari upplýsingar hér.  

Umhverfissjóður UMFÍ hefur þann tilgang að styrkja umhverfisverkefni félaga eða einstaklinga innan ungmennafélags-hreyfingarinnar. 

Umsóknarfrestur er 15. apríl ár hvert. Tilkynnt er um styrkveitingar fyrir 15. maí sama ár. Skilyrði fyrir styrkjum er að styrkþegi sé félagi/félag í UMFÍ og verkefnið sé umhverfisverkefni. 

Nánari upplýsingar hér.  

Sjóður á vegum Rannís. Sjóðurinn veitir styrki til íþrótta- og ungmennafélaga til þess að bæta aðstöðu til íþróttaiðkunar. Einnig til að stunda rannsóknir á ýmsum þáttum íþróttastarfsemi í landinu.

Nánari upplýsingar hér.  

Sjóður á vegum Rannís. Sjóðurinn veitir styrki til æskulýðsfélaga og æskulýðssamtaka fyrir verkefni sem unnin eru fyrir börn og ungmenni með virkri þátttöku þeirra. 

Nánari upplýsingar hér. 

Að mörgu er að huga við gerð umsókna. Hér er að finna nokkur atriði sem gott er að hafa í huga. 

• Fara eftir leiðbeiningum
• Markmið styrkveitanda
• Áhersla á það sem á að gera, ekki sem er búið
• Vanda skal vinnu við kostnaðar- og tímaáætlun
• Nálgast sem verkefni sem þarf að vinna
• Sannfæringarkraftur
• Persónulegur stíll
• Vinna umsókna er samstarfsverkefni
• Stytta mál sitt
• Auðskilið mál
• Vandvirkni skiptir máli
• Óskýr sýn í umsókn; óljóst hvað á að gera
• Svara því sem um er spurt
• Ekki tekið tillit til markmiða sjóðsins
• Ónóg vitneskja um hvað þegar hefur verið gert
• Of miklar væntingar; of stór plön
• Vinnuáætlanir óljósar.
• Verkefnisstjóri hefur ekki næga reynslu.

Hér er að sjá dæmi um bréf til sveitarfélags þar sem óskað er eftir styrk.

Erindi til sveitarfélaga (word).