Komdu fram af virðingu  

• Komdu eins fram við alla óháð aldri, kyni, kynþætti, kynhneigð, fötlun, stjórnmálaskoðunum, uppruna, trúarbrögðum eða félagslegri stöðu.   
• Berðu virðingu fyrir skoðunum annarra.   

Vertu heiðarleg(ur)  

• Farðu eftir reglum íþróttahreyfingarinnar, haltu á lofti heiðarleika (fair play) og hvettu félagsmenn til að gera það líka. 
• Stuðlaðu að jákvæðu og íþróttalegu umhverfi sem er laust við vímuefni og árangursbætandi lyf.   
• Gættu fyllsta trúnaðar þar sem við á. 
• Taktu aldrei þátt í veðmálum, fjárhættuspilum eða viðskiptum í tengslum við íþróttaviðburði þar sem þú getur haft áhrif á úrslit. Veittu aldrei upplýsingar um íþróttir sem þú eða aðrir geta hagnast á. 
• Forðastu eða tilkynntu fjárhagslega og persónulega hagsmunaárekstra.  

Vertu félagsmönnum góð fyrirmynd    

• Vertu ávallt til fyrirmyndar varðandi hegðun og framkomu, bæði innan félags og utan. 
• Virtu lýðræðisreglur og gagnsæi við ákvarðanatöku og stjórnaðu samkvæmt reglum um ábyrga fjármálastjórn.  
• Vertu sanngjarn, tillitssamur og heiðarlegur. 
• Leggðu metnað í starfið og berðu ábyrgð á eigin hegðun. 
• Misnotaðu ekki stöðu þína og vald með kynferðislegum tilburðum eða öðrum hætti.  

Berðu virðingu fyrir starfsemi félagsin

• Þekktu lög og reglur félagsins. 
• Stattu vörð um anda og gildi félagsins. 
• Hafðu lýðræðisleg vinnubrögð í heiðri. 
• Sýndu íþróttum virðingu og virtu reglur þeirra, venjur og siði. 
• Sýndu öllum iðkendum, dómurum, sjálfboðaliðum, þjálfurum og starfsfólki virðingu og stuðlaðu að því að iðkendur og félagsmenn geri slíkt hið sama. 
• Þér ber skylda til að tilkynna til barnaverndaryfirvalda ef grunur leikur á að barn hafi verið vanrækt, því misþyrmt eða búi við aðstæður sem geta lagt heilsu þess og þroska í hættu. 

Hegðunarviðmið (pdf). 

Komdu fram af virðingu  

• Komdu eins fram við alla iðkendur óháð aldri, kyni, kynþætti, kynhneigð, fötlun, stjórnmálaskoðunum, uppruna, trúarbrögðum eða félagslegri stöðu.   
• Berðu virðingu fyrir einstaklingnum óháð getu eða metnaði til að ná árangri.
• Berðu virðingu fyrir mótherjum, foreldrum/forsjáraðilum, dómurum, sjálfboðaliðum, þjálfurum og öðru starfsfólki og stuðlaðu að því að iðkendur geri slíkt hið sama. 

Vertu heiðarleg(ur)  

• Farðu eftir reglum íþróttahreyfingarinnar, haltu á lofti heiðarleika (fair play) og hvettu félagsmenn til að gera það líka. 
• Stuðlaðu að jákvæðu og íþróttalegu umhverfi sem er laust við vímuefni og árangursbætandi lyf.   
• Gættu trúnaðar og sýndu aðgætni við meðferð og vörslu persónuupplýsinga. Undantekningu frá þagnarskyldu má einungis gera af brýnni nauðsyn og í samræmi við lagaboð.    
• Taktu aldrei þátt í veðmálum, fjárhættuspilum eða viðskiptum í tengslum við íþróttaviðburði þar sem þú getur haft áhrif á úrslit. Veittu aldrei upplýsingar um íþróttir sem þú eða aðrir geta hagnast á.

Vertu góð fyrirmynd bæði innan sem utan vallar 

• Allir iðkendur eiga skilið að fá athygli og jöfn tækifæri. 
• Leggðu þig fram þannig að iðkendur fái sem mest út úr æfingunni. 
• Vertu sanngjarn, tillitssamur og heiðarlegur. 
• Ýttu undir heilbrigðan lífsstíl með góðu fordæmi. 

Berðu virðingu fyrir þjálfarastarfinu 

• Gerðu kröfur til þín varðandi málfar, hegðun, stundvísi, undirbúning og kennslu/þjálfun.   
• Sýndu íþróttinni og félaginu virðingu og virtu reglur. 
• Leggðu metnað þinn í starfið og leitaðu leiða til að auka þekkingu þína. 
• Skipuleggðu starfið með tilliti til getu og þroska iðkenda. 
• Vertu óhræddur við að leita eftir samstarfi við aðra þjálfara eða sérfræðinga. 
• Taktu leiðtogahlutverk þitt alvarlega og nýttu stöðu þína á uppbyggilegan hátt.
• Haltu iðkendum og aðstandendum upplýstum um þjálfunina. 

Það sem er iðkandanum fyrir bestu 

• Vertu vakandi og beittu þér gegn öllu ofbeldi: líkamlegu, kynferðislegu og andlegu. 
• Misnotaðu ekki stöðu þína og vald með kynferðislegum tilburðum eða með öðrum hætti. 
• Forðastu líkamlega snertingu við iðkendur, nema þar sem hún er nauðsynlegur hluti þjálfunarinnar. 
• Þér ber skylda til að tilkynna til barnaverndaryfirvalda ef grunur leikur á að barn hafi verið vanrækt, því misþyrmt eða búi við aðstæður sem geta lagt heilsu þess og þroska í hættu. 

Ofbeldi er ekki liðið í íþróttahreyfingunni!

• Vertu vakandi og beittu þér gegn öllu ofbeldi: líkamlegu, kynferðislegu og andlegu. 
• Misnotaðu ekki stöðu þína og vald með kynferðislegum tilburðum eða með öðrum hætti. 
• Forðastu líkamlega snertingu við iðkendur, nema þar sem hún er nauðsynlegur hluti þjálfunarinnar. 
• Þér ber skylda til að tilkynna til barnaverndaryfirvalda ef grunur leikur á að barn hafi verið vanrækt, því misþyrmt eða búi við aðstæður sem geta lagt heilsu þess og þroska í hættu.

Hegðunarviðmið (pdf). 

Komdu fram af virðingu  

• Komdu eins fram við alla óháð aldri, kyni, kynþætti, kynhneigð, fötlun, stjórnmálaskoðunum, uppruna, trúarbrögðum eða félagslegri stöðu.  
• Berðu virðingu fyrir einstaklingum óháð getu eða metnaði til að ná árangri.   
• Sýndu íþróttinni virðingu og virtu reglur hennar, venjur og siði. 
• Berðu virðingu fyrir andstæðingum, dómurum, foreldrum/forsjáraðilum, sjálfboðaliðum, þjálfurum og öðru starfsfólki. 
• Leggðu þitt að mörkum til að skapa jákvætt andrúmsloft sem er laust við líkamlegt, andlegt og kynferðislegt ofbeldi.  

Vertu heiðarleg(ur)  

• Farðu eftir reglum íþróttarinnar og komdu fram af fullkomnum heilindum og háttvísi gagnvart sjálfum þér og öðrum.  
• Leggðu þitt að mörkum til að skapa jákvætt andrúmsloft og umhverfi sem er laust við vímuefni og árangursbætandi lyf.   
• Taktu aldrei þátt í veðmálum, fjárhættuspilum eða viðskiptum í tengslum við íþróttaviðburði þar sem þú getur haft áhrif á úrslit. Veittu aldrei upplýsingar um íþróttir sem þú eða aðrir geta hagnast á.

Vertu góð fyrirmynd bæði innan sem utan vallar 

• Berðu ábyrgð á eigin hegðun. 
• Gerðu þitt besta þannig að þú fáir sem mest út úr æfingunni. 
• Vertu sanngjarn, tillitssamur og heiðarlegur og hafðu það hugfast að þú ert fyrirmynd yngri iðkenda. 
• Tileinkaðu þér heilbrigðan lífsstíl. 
• Misnotaðu ekki stöðu þína og vald með kynferðislegum tilburðum eða með öðrum hætti.

Hegðunarviðmið (pdf). 

Mikilvægt er að íþróttahéruð og félög setji sér skýra verkferla um störf sjálfboðaliða. Erfitt er að búa til nákvæma verkferla fyrir öll þau fjölmörgu störf sem sjálfboðaliðar sinna en almennt er gott að hafa fyrir fram ákveðið verklag til staðar sem hægt er að aðlaga að flestum störfum.

• Taka þarf á móti sjálfboðaliðum eða upplýsa þá áður en þeir mæta hvert þeirra hlutverk er.

• Skipuleggja þarf fyrir fram hver verkefnin eru sem liggja fyrir og áætla tímalengd svo hægt sé að nýta tíma sjálfboðaliða sem best. Láta skal sjálfboðaliða vita innan hvaða tímaramma hans vinna fer fram og hvenær hann má fara. 

• Forðast skal að láta sjálfboðaliða hanga aðgerðalausa því það getur ýtt undir óánægju sjálfboðaliða og ýtir undir upplifun að verið sé að „eyða tíma“ þeirra. Ef markmið er að skapa félagslega stemningu þar sem hægt er að spjalla skal bjóða uppá það sérstaklega með skipulögðum pásum eða hittingum fyrir eða eftir að störfum er lokið þar sem sjálfboðaliðar geta þá valið að mæta. 

• Gæta þarf þess að sá aðbúnaður sé til staðar sem sjálfboðaliði þarf til að sinna sínum störfum. 

• Gæta þarf þess að sjálfboðaliði sé tilbúinn að taka að sér verkefni sem krefjast mikillar ábyrgðar og sé fær um að leysa þau af hendi. Upplýsa þarf og fræða um reglur/stefnur sem til staðar eru sem ætlast er til að viðkomandi fylgi. 

• Leitast þarf eftir því að sjálfboðaliðum sé sýnd virðing og þeim tekið sem hluti af hópnum. Gæta þarf þess að upplifun þeirra sé góð og þeim líði vel við störf.

• Mikilvægt er að þegar sjálfboðaliðar mæta til starfa að þeim sé gert ljóst hver beri ábyrgð á verkefnum og hvert þeir geti leitað ef upp komi vandamál eða hindranir á meðan þeir séu að sinna sínum sjálfboðaliðastörfum. Gott að þeir fái símanúmer hjá þeim aðila. 

• Ef mistök eiga sér stað þegar sjálfboðaliði er við störf þarf að hafa í huga að taka skal á málum með yfirvegun þar sem það sjónarmið er haft í huga að alltaf geta orðið mistök. Viðkomandi er aðstoðaður við að leiðrétta mistök og unnið eftir aðgerðaráætlunum ef þörf er á.

• Upp geta komið veikindi, áföll eða annað sem veldur því að sjálfboðaliði þurfi að afboða sig í störf sem þeir voru búnir að bjóða sig fram í. Sýna þarf fólki skilning og hafa þarf í huga að allir eru að reyna gera sitt besta. 

• Mikilvægt er að sýna sjálfboðaliðum þakklæti og þeim þakkað fyrir þeirra störf bæði með orðum og líkamlegri tjáningu líkt og handarbandi eða brosi. Einnig er gott að sýna þeim það í verki t.d. með árlegum sjálfboðaliðadegi, viðurkenningum eða tilnefninga til sjálfboðaliða ársins hjá íþróttafélaginu.

Markaðsstarf er samheiti yfir alla ferla sem nýttir eru til að kynna og selja vörur eða þjónustu til viðskiptavina, samstarfsaðila og koma ákveðnum boðskap eða vöru á framfæri. 

Í stuttu máli snýst kjarni markaðsstarf hjá íþróttafélögum um það að þjónusta viðskiptavini - iðkendur og félagsmenn - og veita þeim þær vörur og þjónustu sem samræmast markmiðum félagsins. Starfsfólk félaganna sem sinnir markaðsstarfinu þarf að geta séð hlutina með augum viðskiptavina sinna, iðkenda eða með augum félagsmanna. Starfsfólk markaðssviða félaga þarf að geta gert sér grein fyrir því hvað fólk þarf á að halda, hvað það þarf og hvað það vill. Ef markaðsfólkið reynir um of að ota viðburðum eða vöru að fólki sem það vill ekki, samræmist ekki skoðunum þess eða hefur enga þörf fyrir má ætla að ósamræmi sé á milli félags og iðkenda. Þess háttar markaðsstarf gengur einfaldlega ekki upp.

Hagnaður er lífæð viðkomandi félags og tryggir rekstrargrundvöll þess. Hagnaður er hins vegar ekki markmiðið með markaðsstarfi félaga. Aðrar skyldur, svo sem við starfsfólk og samfélagið, styðja áframhaldandi getu félagsins til að sinna meginhlutverki sínu. 

Samkvæmt fræðum í markaðssetningu eru 4 P í markaðssetningu notað til að skilgreina eina af algengustu aðferðum á sviði markaðssetningar. Grundvallarþættir í 4 P eru: vara (e. product), verð (e. price), sölustaður / staðsetning (e. place) og kynning eða staðfærsla (e. promotion).

Almennt er sagt um 4 P að þótt einstakir þættir kunni að virðast mikilvægari en aðrir þá mynda þeir í raun eina heild og eru óaðskiljanlegir. Ef einn sker sig úr þá gengur stefnan í markaðssetningunni einfaldlega ekki upp. Þetta verður útskýrt nánar á eftir. 

Varan (e. product) er lykilatriði í allri markaðssetningu. Það er hluturinn sem um ræðir og á að koma á framfæri. 

Varðandi vöruna er mjög gott að hafa eftirfarandi í huga:

• Hvaða þörfum uppfyllir varan?
• Hvaða eiginleikar greina vöruna frá öðrum? Hvað gerir þessa tilteknu vöru frábrugðna öðrum?
• Hvaða vandamál leysir varan?

Verð (e. price) er það verðmæti sem  bæði seljandi og kaupandi skynja að tiltekin vara eða þjónusta kosti. Verðlagningin er mikilvægur hluti af markaðsstefnunni. Það fer hins vegar eftir væntingum hvers og eins hvort viðkomandi telur hana dýra eða ódýra. 

Varðandi verðið er mjög gott að hafa eftirfarandi í huga: 

• Hvaða stefnu á að fylgja? Á að hafa verðið lágt til að kynna betur vöruna?
• Hvað ætlarðu að fá hratt til baka það fjármagn sem þú settir í þróun vörunnar?
• Fyrir hverja / hvaða hóp er varan? Hér þarf að greina tekjuhópinn.
• Hvernig verður varan afhent? Verður varan uppfærð og viðbætur gefnar út á hærra verði eða er   ætlunin að veita afslátt?

Sölustaðurinn (e. place) er sá staður þar sem hægt er að nálgast vöruna eða þjónustuna. Engu skiptir hvort varan er áþreifanleg í raunheimi eða rafræn þjónusta. Mikilvægt er að viðskiptavinir eða notendur vörunnar hafi gott aðgengi að henni. Eins eykur það líkur á sölu hennar ef kaupferlið er einfalt og upplifunin góð.  

Gott er að hafa eftirfarandi í huga:

• Á að selja vöruna / þjónustuna til endanlegra neytenda eða munu milliliðir sjá um dreifingu hennar?
• Hverjur eru áhorfendurnir? Verður varan seld á staðnum í lokuðu markaðssvæði eða er hún hugsuð fyrir stærri markað?
• Hvaða ímynd eða gildi eru ætlað að koma á framfæri með vörunni? 

Kynning (e. promotion) er stundin þegar varan/þjónustan er kynnt almenningi. Hér er átt við alla markaðssetningu og samskipti sem sýna sem eru unnin til að sýna fram á kosti vörunnar eða þjónustunnar á markaðnum. Þannig eru líkur á að salan aukist. 

Gott er að hafa eftirfarandi í huga:

• Hvaða hugmynd er ætlað að koma á framfæri með kynningu eða sölu á vörunni?
• Hver er markhópurinn?
• Hvernig er hægt að koma markhópnum á óvart?

Það skiptir öllu máli hvernig vara, viðburður eða umfjöllunarefni er kynnt til sögunnar. Við mælum með gerð áætlunar, hvort heldur er kynningaráætlunar, birtingaáætlunar eða útgáfuáætlunar. 

Áætlun auðveldar bæði þeim sem sér um verkefnið að halda utan um feril þess og vinnuna auk þess sem aðrir sem að verkefninu koma geta séð hvað þeir og aðrir eru staddir hverju sinni.

Í áætluninni þurfa allir verkþættir að koma fram, allt frá fyrstu skrefum til loka máls sem um ræðir. Verkþáttum er skipt niður á daga.

Dæmi um áætlun við gerð ársskýrslu:

• 1. janúar: Skrifa niður hvað á að vera í ársskýrslunni.
• 1. febrúar: Skrifa um hvern lið í árskýrslunni.
• 15. febrúar: Leita að myndum í ársskýrsluna.
• 28. febrúar: Senda árskýrsluna í umbrot.
• 15. mars: Árskýrsla send í prentun. 
• 16. mars – 19. mars: Ársskýrsla í prentun.
• 20. mars: Ársskýrsla kemur úr prentun. 

Sömu vinnubrögð má nota við skipulagningu blaðamannafundar.

Dæmi um áætlun við undirbúning blaðamannafundar:

• 3. janúar: Ræða við x um efni blaðamannafundar. 
• 4. janúar: Skrifa tilkynningu með boði um blaðamannafund. 
• 5. janúar: Bera drög að tilkynningu undir x.
• 6. janúar: Bóka fundarherbergi.
• 6. janúar: Ljósmyndara á fundinn.
• 10. janúar: Halda blaðamannafund.

Þetta má jafnvel gera sýnilegra á dagatali bæði á vegg svo allir sjái eða í rafrænu dagatali sem gert er í Excel og það gert aðgengilegt þeim sem málið varðar. 

Ætíð skal hafa góð samskipti í fyrsta sæti. Engu skiptir hvort um er að ræða samskipti við blaða- og fréttafólk eða aðra. Í öllum samskiptum er gott að hafa í huga að sýna kurteisi, vera eftir megni jákvæð og leita eftir því að koma réttum skilaboðum á framfæri. 

Það getur komið mörgum á óvart þegar fjölmiðlafólk hefur samband, hringir, sendir tölvupóst eða hefur samband eftir öðrum leiðum. Það skilar engum árangri að láta sér bregða. Þvert á það sem margir telja þá er það kostur þegar fjölmiðlafólk hefur samband af fyrra bragði. Þegar það gerist er ljóst að kynningarstarfið er að skila árangri. 

Ef fjölmiðlafólk (blaðamenn og fréttamenn í útvarpi eða sjónvarpi) hefur samband er ákjósanlegast að hafa svör á reiðum höndum. Ekki er gott að svara út í bláinn bara til að svara einhverju þeim sem hringir. Betra svar gagnast öllum. Ef ætlunin er að koma frétt á framfæri þá er hægt að hafa samband við fjölmiðilinn eftir þeim leiðum sem mögulegar eru.

Segðu viðkomandi að þú viljir kanna málið betur svo þú getir svarað með skýrum hætti og með rétt svör.

• Segðu viðkomandi hvenær þú hringir aftur.
• Ekki láta langan tíma líða, helst ekki meira en klukkustund. 
• Þú getur líka sagt blaðamanninum / fréttamanninum að annar geti svarað betur. Gefðu þá upp númer viðkomandi eða fáðu þann sama til að hafa samband. 
• Athugið að fjölmiðlar birta ekki hvað sem er. Segjum sem svo að ráðherra komi í heimsókn á skrifstofuna eða til íþróttafélagsins þíns. Það er ekki áhugavert nema ráðherrann geri eitthvað alveg nýtt. 
• Því er hins vegar hægt að breyta. 
• Mikilvægt er að glæða allar frásagnir lífi. Það sama er hægt að gera með heimsókn ráðherrans. 

Til að það takist þarf að skoða eftirfarandi:

• Af hverju kom ráðherrann í heimsókn?
• Hvað skoðaði hann sérstaklega? Eitthvað sem vakti athygli hans?
• Hvað býður íþróttafélagið upp á sem varð til þess að ráðherrann ákvað að koma í heimsókn?
• Hvernig fannst ráðherranum heimsóknin?
• Sagði ráðherra eitthvað áhugavert í heimsókninni?
• Skilar heimsóknin ávinningi fyrir félagið?

Dragðu fram smáatriðin og stækkaðu þau. Vektu athygli á athyglisverðum augnablikum. 

Taktu góðar myndir af ráðherranum og líflegar. 

Fréttatilkynning frétt sem er samin og skrifuð af öðrum en fjölmiðlafólki. Oftast er tilkynningin rituð af starfsmanni þess félags sem vill segja frá athyglisverðum viðburði eða starfsmanni fyrirtækis sem félagið kaupir þjónustu af. 

Tilkynningin lætur fjölmiðla vita af einhverju sem á eftir að gerast, er í gangi, eða hefur átt sér stað. Takmarkið með tilkynningunni er að  koma skilaboðum eða upplýsingum á framfæri við fjölmiðla og fá þá til að birta fréttina eða hafa samband við þig eða málsvara til að skrifa frétt um málið sem félaginu langar til að koma á framfæri. 

Fjölmiðlafólk lítur fréttatilkynningar ýmist jákvæðum eða neikvæðum augum. Frétt sem er vel skrifuð, grípandi og með réttum upplýsingum og góðum myndum er alltaf vel þegin á fjölmiðlum. 

Góð fréttatilkynning þarf að grípa athygli lesandans og vekja áhuga á þeim viðburði sem sagt er frá. Tilkynningin þarf líka að veita bakgrunnsupplýsingar. Hún þarf að vera fréttnæm og skrifuð á formi sem er aðgengileg fyrir fjölmiðla til að nota. 

Takmarkinu er náð þegar fréttatilkynningin vekur athygli blaðamanns og hann vinnur úr henni. Úrvinnslan getur ýmist verið birting á tilkynningunni eins og hún var send, hún sé stytt lítið eða verulega og ef fjölmiðlamaður hefur haft samband við viðmælanda og unnið sjálfstætt verk úr tilkynningunni. 

Í öllum fréttatilkynningum skal koma fram nafn þess sem getur gefið ítarlegri upplýsingar og símanúmer eða netfang viðkomandi.

Nokkur atriði til að hafa í huga:

1. skref Hvers vegna þarf að skrifa fréttatilkynningu? Hvert er efnið?

2. skref Hafðu fréttatilkynninguna stutta, mjög skýra og hnitmiðaða. Hún á helst ekki að vera lengri en ein blaðsíða. Lengdin afmarkast reyndar af efninu. Styttri, skýrari og hnitmiðaðri fréttatilkynningar þar sem aðalatriði er dregið skýrt fram eru betri en langlokur.

3. skref Hvað þarf að vera í tilkynningu?

Efst á blaði: Dagsetning og staður bréfritara.

Skrifaðu efst í vinstra hornið orðið Fréttatilkynning, Frétt frá…. Eða eitthvað sem vísar á að efnið er komið frá félaginu sem sendir tilkynninguna. Ef fréttatilkynningin er skrifuð á bréfsefni viðkomandi félags er óþarfi að taka ofangreint fram.

Skrifaðu fyrirsögn sem lýsir efni fréttatilkynningarinnar. 

Allar góðar fréttatilkynningar hefjast á hnitmiðaðri samantekt á efni tilkynningarinnar. 

Taktu skýrt fram í textanum frá hverjum tilkynningin er. 

Undir meginefni tilkynningarinnar er gott að skrifa nafn, starfsheiti, símanúmer og netfang tengiliðar sem getur veitt fjölmiðlum ítarlegri upplýsingar um málið. 

4. skref Gott er að senda mynd af viðkomandi tengilið með fréttatilkynningunni. Ætíð skal senda eina til tvær myndir sem tengjast efninu með í viðhengi. 

5. skref Fyrirsagnir gefa venjulega til kynna mikilvægustu, merkilegustu eða áhugaverðustu staðreyndina í fréttinni. Hafðu hana stutta og skýra enda á hún að leiða lesanda að efninu.

6. skref Mikilvægasti hluti fréttarinnar er leiðarinn (fyrsta málsgreinin í fréttinni). Hann er oftast ein hnitmiðuð setning, hámark tvær. Í innganginum leynist kjarni fréttatilkynningarinnar.

Eins og í öllum fréttum skiptir máli að í upphafi komi eftirfarandi skýrt fram: 

• Hverjir eiga hlut að máli? 
• Hvað á/átti sér stað? 
• Hvenær á/átti viðburðurinn að eiga sér stað? 
• Hvar fer/fór hann fram? 
• Af hverju – gefa mögulegar ástæður fyrir viðburðinum. 

7. skref Eftir að inngangur fréttatilkynningar hefur verið skrifaður heldur tilkynningin áfram. Gott er að byggja málsgreinarnar upp eftir mikilvægi. Reynið að hafa grípandi upplýsingar eða staðreyndir sem geta vakið áhuga lesanda á því að lesa meira. Notist eingöngu við staðreyndir og vitnið í heimildamenn. Oft getur reynst vel að ná athygli fólks með einhverju óvenjulegu eða skemmtilegum atburðum sem eru í tengslum við viðburðinn eða grípandi tilvitnunum. 

Góð fréttatilkynning á að vera upplýsandi en á sama tíma vekja eftirtekt svo lesandi vilji fræðast um meira. 

8. skref Endið síðustu málsgreinina á setningu þar sem kemur fram hvar er hægt að nálgast frekari upplýsingar. Það gæti verið starfsmaður, vefsíða, netfang, símanúmer eða annað þar sem auðvelt er að nálgast nánari upplýsingar fyrir, á meðan og eftir að viðburðinum lýkur .

9. skref Ef fréttatilkynningin er lengri en ein síða, þá er er hægðarauka ágætt að skrifa neðst á fyrstu síðuna eitthvað sem bendir til að framhald sé á næstu síðu. Skrifa má „Flettu“ eða „Framhald á næstu síðu“. 

10. skref Allir kunna að meta ef viðmælendur leita eftir því að létta störf fjölmiðlafólks. Það er hægt að gera m.a. með því að ganga úr skugga um að upplýsingar séu nægar, réttar og að einhver geti veitt fjölmiðlafólki upplýsingar á meðan viðburði stendur. Látið vita ef tímasetningar breytast eða líkur er á að eitthvað sögulegt eða álíka stórkostlegt geti gerst svo fjölmiðlar geti verið komnir á staðinn ef og þegar það gerist. Látið gögn sem hjálpa fjölmiðlafólki fylgja með í fylgiskjali og látið vita hvað þar er að finna. Dæmi um slíkt geta verið tímaseðlar, dagskrá, fleiri myndir eða eitthvað þvíumlíkt. 

Ef senda á út fréttatilkynningu sem hugsuð er til birtingar í prentmiðli er gott að gera  það á vinnutíma, helst að morgni ef þess er kostur. Versti tíminn til útsendingar er eftir klukkan fjögur og fram yfir kvöldmat. Ef mikilvægt er að senda út tilkynningu þá er ágætt að gera það á milli klukkan 20 – 22, sérstaklega ef efnið er hugsað fyrir netmiðla eða útvarp. Mikilvægt er að hringja í viðkomandi fjölmiðil til að leita eftir því að tryggja birtingu fréttarinnar. 

Um helgar er ákjósanlegasti tíminn til að senda út fréttatilkynningar á milli klukkan 07:00-11:00 í síðast lagi. Fréttatilkynningarnar eru þá einungis hugsaðar til birtingar í netmiðlum, útvarpi eða sjónvarpi.  

Gott er að fylgja öllum fréttatilkynningum til fjölmiðla eftir, ýmist með skeyti til fjölmiðilsins eða með símtali. Það getur líka skilað meiri árangri. 

Hverjum skal senda?

Aldrei er hægt að bóka að fréttatilkynningar verði birtar í fjölmiðlum. Áður en slíkt er gert er æskilegast að eiga lista yfir fjölmiðla og netföng bæði á ritstjórnir og fjölmiðlafólks, kynna sér áður hvernig efni viðkomandi fjölmiðill birtir og í hverju blaðamenn sérhæfa sig. Til viðbótar þarf að gæta þess að senda fréttatilkynningar á réttar deildir viðkomandi fjölmiðils. 

Blaðamannafundur er vettvangur til að kynna tiltekið mál félagsins, viðburð, mót, fundi eða annað sem er í deiglunni. Vanda þarf til undirbúnings blaðamannafundar. 

Nokkur atriði til að hafa í huga:

• Hvert er efni fundarins?
• Hverju viltu koma á framfæri á fundinum?
• Hvar verður fundurinn haldinn? 
• Hverjum er boðið á fundinn og hvers vegna?
• Hvaða gestir eru væntanlegir á fundinn?
• Hverjar eru þínar væntingar um árangur / niðurstöðu af fundinum?

Hugsa þarf um blaðamannafund með sömu formerkjum og þegar fréttatilkynning er send út. Íhuga þarf vel markhóp fréttatilkynningar, hvort aðrir hafi áhuga á efninu og hvort tilefni er til þess að halda blaðamannafund. 

Ekki er viðeigandi að halda blaðamannafund ef efnið er ekki annað en afhending stuttrar fréttatilkynningar um eitthvað sem í raun varðar innanhússmál félags. Málefnið þarf þvert á móti að hafa þýðingu fyrir almenning, út fyrir veggi vinnustaðarins og helst kallast að eiga erindi við samfélagið. 

Huga skal að eftirfarandi atriðum: 

• Haltu blaðamannafund eins snemma dags og mögulegt er. Æskilegt er að gera það fyrir hádegi. Ef mikilvægt er að halda blaðamannafund eða hafa kynningu á einhverju sérstöku þarf að gera það í síðasta lagi klukkan 15:00. Eftir það er stutt til kvölds, þegar vinna á úr efninu. Kvöldfundir eru óvinsælir. Fjölmiðlafólk vinnur mikið á kvöldin vegna leikja og móta og við aðrar fréttir.
• Veldu hentugan stað fyrir fundinn. 
• Dreifðu upplýsingum og tilkynningum í rituðu máli í upphafi fundar. 
• Hafðu inngangsorð fundarins eins stutt og mögulegt er og reyndu að láta fundinn ekki standa lengur en í klukkustund. 
• Hugaðu vel að tímasetningu fundarins. Láttu hann ekki rekast á stórviðburði á íþróttasviðinu.
• Ef blaðamannafundur eða kynning er að kvöldi þarf að senda tilkynningu með myndum áður en fundi lýkur, eins fljótt og honum lýkur eða snemma að morgni næsta dags.

Fátt fer er leiðinlegra en að hlusta á fólk sem hefur lítið að segja og teygir lopann út í eitt. Þegar fólk mætir í viðtal eða flytur erindi um tiltekin mál þá verður það að leggja sig fram um að vera skemmtilegt og áhugavert – eða dapurt ef tilefni er til. Ástæðurnar skipta máli. 

Hér er að sjá nokkur hagnýt ráð sem gott er að hafa í huga.  

• Mikilvægt er að vera með gott sjálfsöryggi – þú veist mest um efnið sem þú ert að tala eða fjalla um. 
• Líkamstjáning og leikrænir tilburðir eru frábær viðbót. Líkamsbeiting og innlifun geta gefið framsögu mjög mikið ef það er meðvitað og eðlilegt, í samhengi við það sem verið er að segja.
• Þú ert að tala við fólk, ekki lesa texta. Glærur, punktar og texti hjálpa þeim sem talar. 
• Beittu rödd þinni og leyfðu henni að hljóma vel. Það þýðir ekki að þú þurfir að tala hátt. 
• Í öllum viðtölum og framkomu er mikilvægt að vera maður sjálfur. Gott er að læra framkomu, annað hvort af öðrum og fá hjálp við að finna sinn eigin stíl og karakter svo það verðir þægilegt að koma fram í fjölmiðlum.  

Þegar krísa eða vandi kemur upp í starfsemi félags þá er mikilvægt að hafa gott skipulag á málum. Ef slælega er haldið á málum er mögulegt að það þróist á versta mögulega veg. 

Þegar félag lendir í krísu er gott að öllum málum verði vísað á einn talsmann. Hann verður talsmaður félagsins út á við og enginn annar. Ef fjölmiðill hefur samband og leitar upplýsinga vegna atviks sem upp hefur komið hjá félagi er brýnt að vísa málinu áfram til þess talsmanns sem félagið hefur ákveðið að svari fyrirspurnum um málið. Hann getur verið eftir atvikum framkvæmdastjóri félagsins, upplýsingafulltrúi eða annar sem starfsfólk eða forsvarsfólk félagsins hefur komið sér saman um að verði í forsvari í tilteknu máli.

Mikilvægt er að talsmaður verði upplýstur á öllum stigum mála. Hann þarf ekki að afla sér upplýsinganna sjálfur heldur þarf bæði að mata hann á þeim og hafa hann á fundum svo talsmaðurinn geti undirbúið viðbrögð og unnið ásamt svörum með öðrum til fjölmiðla. Þótt margir vinni viðbrögðin og svörin þá er talsmaðurinn andlit félagsins út á við í því máli sem fjallað er um. 

• Talsmaður félags þarf að svara fjölmiðli strax í stað og vinna með fjölmiðlafólki að upplýsingagjöfinni. Geti viðkomandi ekki svarað tilteknum spurningum fjölmiðla þá er gott að hann láti vita að hann ætli að afla sér frekari upplýsinga og sendi svo svarið frá sér eins fljótt og auðið er. 
• Svari talsmaður félagsins ekki vel, reynir að hamla fréttaflutningi eða gerir tilraun til að koma röngum eða misvísandi upplýsingum á framfæri þá er mjög líklegt að fjölmiðlafólki leiti upplýsinga hjá öðrum.
• Mikilvægt er að öll svör talsmanns félags séu skýr og að viðmælandi fái fullvissu um að félagið taki viðkomandi mál föstum tökum. 

Vissulega er líklegt að talsmaður málsins hafi ekki nægar upplýsingar þegar fjölmiðill hringir. Þegar svo ber undir þarf að svara því að viðkomandi þurfi að kynna sér málið betur og hafi svo samband eins fljótt og auðið er. Ef upplýsingar þurfa að liggja hratt fyrir þarf talsmaður málsins að gefa fjölmiðlafólki upp farsímanúmer sitt og gefa skýrt til kynna að hann þurfi að kynna sér málavöxtu betur til að geta gefið sem skýrast svar. 

Ef annar en talsmaður félagsins svarar símtalinu er mikilvægt að sá sem svarar geri allt til að tryggja að sá sem á að svara fyrir það hafi samband eins fljótt og auðið er. Ekkert á að standa í vegi fyrir því. Annar starfsmaður félagsins eða forystufólk sem telur sig þekkja málið eiga ekki að svara fyrir það. Viðkomandi þarf jafnframt að taka niður símanúmer þess sem hringir og fá netfang til að tryggja að hægt sé að hafa samband til baka. Með þessu móti hefur viðkomandi gefið til kynna að félagið og talsmaður þess muni svara fjölmiðlum skýrt og vel. Á sama tíma er dregið úr líkum á því að fjölmiðillinn leiti eftir svörum annars staðar. Hætta er á að þau svör verði ekki rétt og geti haft neikvæðar afleiðingar fyrir feril máls og félagið sjálft. 

Mjög mikilvægt er að starfsfólk haldi trúnað við málið og einstaklingana sem það varðar. Ekki skal veita persónulegar upplýsingar um þátttakendur í starfi án þeirra leyfis. Þetta á jafnframt við um þann einstakling sem forsvarsfólk félags hefur komið sér saman um að verði talsmaður félagsins þegar krísa kemur upp. Mjög mikilvægt er að þeir sem þurfi að ná sambandi við hann geti gert það með einföldum hætti.

Rafræn fréttabréf geta nýst vel til þess að koma upplýsingum og fréttum af starfi félaga hratt og vel til skila. 

Ákjósanlegt er að fréttir séu hnitmiðaðar og stuttar. 

Mailchimp er eitt dæmi um þau forrit sem gott er að nota til þess að senda út rafræn fréttabréf með tölvupósti á marga móttakendur í einu. Fjöldamörg önnur forrit eru til. Íslenska fyrirtækið Zenter (www.zenter.is) er eitt þeirra en tækni þess gerir notendum kleift að senda líka sms-skilaboð á marga einstaklinga. 

Ef þú ert í vandræðum með forritið eða að skoða leiðirnar sem í boði eru er hægt að leita til Jóns Aðalsteins Bergsveinssonar, kynningarfulltrúa UMFÍ, og/eða Írisar Elfu Þorkelsdóttur, kynningarstjóra ÍSÍ til að fá leiðsögn og ráð. Netöngin þeirra eru jon@umfi.is og iris@isi.is. 

Samfélagsmiðlar eins og við þekkjum þá (Facebook o.fl) hafa verið til í meira en tíu ár og sumir skemur. Þeir eru í stöðugri þróun. Í stuttu máli gera miðlarnir félögum kleift að hafa samskipti við aðra á netinu og einfalda samskipti við fjölda fólks. 

Dæmi um samfélagsmiðla eru: Facebook, Google, Snapchat, Instagram, LinkedIn og Twitter. En þeir eru mikið fleiri. 

Samskipti notenda á samfélagsmiðlum geta sem dæmi falist í því að:

• Búa til prófíl, sem getur t.d. innihaldið upplýsingar um skoðanir, áhugamál og ýmislegt fleira. 
• Deila myndum, myndböndum og skrifuðum texta með öðrum. 
• Deila tenglum á efni frá öðrum, t.d. fréttum eða greinum um ýmislegt. 
• Birta athugasemdir við myndir, myndbönd, texta eða tengla frá öðrum, vinum, kunningjum eða fyrirtækjum.
• Eiga samskipti við smáforrit (öpp) frá þriðja aðila, þ.e. einstaklingum eða fyrirtækjum og veita þeim aðgang að persónuupplýsingum notenda. 

Á heimasíðu Persónuverndar er að finna ýmsar hagnýtar upplýsingar um miðlana, áhrif þeirra og notkun.

Gott er fyrir félög að mynda sér sérstaka stefnu um hvernig félagið ætlar að nýta sér miðlana, ákveða tilgang og markmið. Einnig er gott að ákveða hverjir hafa aðgang (admin) til þess að setja inn efni.