HAGNÝTAR UPPLÝSINGAR

MÓTA- OG VIÐBURÐAHALD

Mót og viðburðir geta verið allskonar, stórir og smáir, alla daga ársins. Öll mót og viðburðir krefjast þó einhvers undirbúnings og skipulagsvinnu sem gott er að vinna faglega, af yfirvegun og heiðarleika.

Það eru margar spurningar sem þarf að velta fyrir sér í aðdragandanum. Hvernig verkefni er um að ræða, hver stendur á bak við það, til hvers er verkefnið og hver er markhópurinn. Mikilvægt er að fara vandlega yfir dags- og tímasetningar, hafa fjármálin í góðum höndum og alla hluti uppi á borði.

Það er ekki endilega alltaf eitthvað eitt rétt og það eru margar leiðir að settu marki. Hér fyrir neðan er gátlisti sem ágætt er að kíkja yfir og hafa til hliðsjónar við skipulag móta- og viðburða.


  • Verkefnastjórnun

    • Skipan verkefnastjórnar.
    • Horfa til hinna ýmsu samfélagshópa.
    • Hafa kynjahlutfall og aldurskiptingu til hliðsjónar.
    • Skipta verkum innan stjórnarinnar.
    • Allir þurfa að vita sitt hlutverk.
    • Skrifa fundargerðir og skrásetja allar ákvarðanir.

  • Tímalína

    • Útbúa tímalínu fyrir verkefnið sem vinna skal eftir. 

  • Aðstöðumál ofl.

    • Þarf að huga að mannvirkjum sem nota skal á viðburðinum. 
    • Þarf að huga að búningsklefum og skipulagi, rými fyrir lyfjapróf/sjúkrarými, o.s.frv.
    • Þarf að huga að gistingu (starfsfólks og gesta).
    • Þarf að huga að veitingum eða veitingasölu.

  • Fjármál

    • Útbúa raunhæfa fjárhagsáætlun og upplýsa hagaðila um stöðuna.
    • Ákveða aðgangseyri, þátttökugjald o.þ.h..
    • Greiðslufyrirkomulag á viðburði (posi, kvittanir).
    • Hvert fer hagnaður verkefnisins.
    • Hver tekur á sig tap ef það verður niðurstaða verkefnisins.

  • Leyfi

    • Mikilvægt að athuga hvort verkefnið sé leyfisskilt. 
    • Ef um veitingasölu er að ræða gæti þurft leyfi heilbrigðiseftirlits.
    • Ef um tónlistarflutning er að ræða þarf væntanlega að greiða STEF gjöld.

  • Öryggismál / tryggingar

    • Við tryggjum ekki eftirá.
    • Athuga skal hvort tryggja þurfi viðburðinn.
    • Hafa samband við tryggingarfélag til að fá leiðbeiningar.
    • Upplýsa lögreglu um verkefnið.
    • Tryggja öryggisgæslu sé þess þörf.

  • Kynningarmál

    • Hvernig á að standa að kynningu viðburðarins.
    • Margar leiðir að mismunandi markhópum.
    • Mikilvægt að vanda vel til verka.
    • Mönnun (ljósmyndun, fréttaskrif, útlit, birting).

  • Gestir

    • Ef háttsettir gestir eru væntanlegir á viðburðinn þá þarf mögulega að gera ráð fyrir því að taka á móti þeim við inngang, vísa í sæti og vera með rými fyrir ávörp í dagskrá, ef þurfa þykir.
    • Flöggun (ísl. fáninn, fáni viðburðarhaldara, fánar samstarfsfaðila, o.fl.). Ath. Ef þjóðfána er flaggað þá gilda sérstakar reglur um aðra fána. 

  • Upplýsingar til þátttakenda

    • Taka skal ávalt vel á móti þátttakendum og gestum.
    • Hafa allar upplýsingar tiltækar og aðgengilegar, bæði fyrir og á viðburði.

  • Samstarfsaðilar

    • Góðir samstarfsaðilar geta skipt sköpum.
    • Vera heiðarlegur í samskiptum við samstarfsaðila.
    • Gera skriflegan saming við samstarfsaðila.
    • Sjá til að samningur sé uppfylltur.
    • Bjóða samstarfsaðilum á viðburð.
    • Þakka samstarfsaðilum fyrir að loknum viðburði.