TÉKKLISTI FYRIR HEIMASÍÐUR ÍÞRÓTTAHÉRAÐA

UPPLÝSINGATÆKNI

Tékklistinn hér að neðan er ætlaður sem leiðbeinandi stuðningur við uppbyggingu og þróun heimasíðna íþróttahéraða. Þar er tekið saman hvaða upplýsingar æskilegt er að hafa aðgengilegar á vefnum til að tryggja gagnsæi, góða upplýsingagjöf og auðveldan aðgang að helstu gögnum og tengiliðum.

  • Það sem er æskilegt að hafa aðgengilegt á heimasíðu

    • Yfirlit yfir hverjir sitja í stjórn íþróttahéraðsins og nefnda/ráða þess.
    • Upplýsingar um starfsmenn ef á við. 
    • Upplýsingar um starfsemi, t.d. hvað er í boði. 
    • Tengiliðaupplýsingar hvernig á að hafa samband (e-mail/sími) við íþróttahéraðið. 
    • Fundargerðir stjórnar. 
    • Lög og reglur/reglugerðir. 
    • Áætlanir og stefnur. 
    • Siðareglur íþróttahéraðsins. Ef héraðið er ekki með sérstakar siðareglur þá tilvísun/hlekk í siðareglur yfirsamtaka. 
    • Hegðunarviðmið ÍSÍ. 
    • Handbók Fyrirmyndarhéraðs, ef við á. 
    • Vefslóðir á yfirsamtök. 

  • Það sem er gott/gaman að hafa

    • Viðburðadagatal  
    • Hlekkir á heimasíður aðildarfélaga eða a.m.k. listi yfir aðildarfélög. 
    • Vefslóðir á styrki sem í boði eru fyrir aðildarfélög á svæðinu, svo sem hvatastyrk/frístundastyrk/ferðastyrk. 
    • Skipurit íþróttahéraðsins. 
    • Reglugerðir t.d. um heiðursviðurkenningar. 
    • Listi yfir heiðursviðurkenningar. 
    • Listi yfir formenn. 
    • Listi yfir íþróttafólk íþróttahéraðsins, ef valið. 
    • Yfirlit um sögu íþróttahéraðsins. 

GOOGLE DRIVE

GAGNAVARSLA

Í íþróttafélögum, þar sem starfsemin byggir oft á sjálfboðaliðum sem koma og fara, skiptir skjalageymsla og varðveisla þekkingar mjög miklu máli. Þegar upplýsingar, fundargerðir, samningar og önnur mikilvæg skjöl eru geymd á öruggum og miðlægum stað heldur félagið áfram að njóta góðs af fyrri reynslu, stefnumótun og ákvörðunum, óháð því hvaða aðilar sitja í stjórn hverju sinni.

Skilvirk skjalavarsla tryggir að nýir stjórnendur fái aðgang að nauðsynlegum gögnum, minnkar líkur á tvíverknaði eða mistökum og styrkir gagnsæi og fagmennsku í rekstri íþróttafélaga. Með einföldum tæknilausnum, eins og Google Drive, er hægt að tryggja örugga, aðgengilega og langtímavarða skjalageymslu og þannig varðveita sameiginlega þekkingu og sögu. 

Taka ber fram að einstaklingum ber skylda að gæta trúnaðar í öllum þeim málum sem þeir komu að, þó þeir hafi látið af stjórnarstörfum.

  • Leiðbeiningar fyrir skjalavörslu í gegnum Google

    Stofnið Google reikning fyrir aðalstjórn félagsins

    • Forðist að nota persónulegan aðgang einstaklings.
    • Búið til netfang í nafni stjórnar, t.d. aðalstjorn@heitifélags.com gegnum Gmail  (hér eftir nefndur „aðgangur aðalstjórnar“)
    • Þessi aðgangur verður miðlægur „eigandi“ allra skjala sem félagið býr til.
    • Einnig er hægt að nota þennan aðgang fyrir tölvupóstsamskipti aðila við aðalstjórn félagsins. 

    Notið Google Drive sem miðlægan gagnagrunn

    • Skráið ykkur inn á aðgang aðalstjórnar.
    • Búið til aðalmöppu (t.d. „Skjöl félagsins“) í Google drive.
    • Skipuleggið möppur eftir málefnum.
    •  „Fundargerðir“ -  „Samningar“ -  „Reikningar“  -  o.s.frv.).
    • Mikilvægt er að merka möppur/skjöl með dagsetningum og þykir góð regla að flokkað sé eftir árum.

    Stjórnunarheimildir og hlutverk í skjölum

    • Mikilvægt er að skjöl séu búin til með aðgangi aðalstjórnar  í Google Drive þar sem eigandi skjala hefur fullan aðgang og deilir möppum/skjölum með öðrum eftir þörfum. Nauðsynlegt er þó að hafa í huga að deila ekki skjölum með öðrum að óþörfu og takmarka aðgangsheimildir eftir eðli skjala með tilliti til persónuverndar.
    • Nýr stjórnarmaður getur fengið aðgang að skjölum á sitt tölvupóstfang sem „Editor“ eða „Viewer“ en ekki „Owner“. 
    • Ef einstaklingur hættir í stjórn er hægt að fjarlægja viðkomandi úr aðgangi en gögn haldast inni í aðgangi aðalstjórnar.
    • Mikilvægt er að aðeins sé notast við aðgang aðalstjórnar fyrir stofnun og deilingu skjala með öðrum. Því er mikilvægt að það netfang (og lykilorð) sé vel varðveitt og formaður/ritari og/eða framkvæmdastjóri hafi þar aðgang og geti stofnað skjöl sem deilt er til aðila innan stjórnar. 

    Auknir möguleikar

    • Ekki er þörf á að kaupa Google Workspace aðgang fyrir lítil íþróttafélög. Hægt er að notast við gjaldfrjálsan Gmail aðgang með Google Drive. 
    • Ef vilji er fyrir því að hafa sérstakt netfang í nafni íþróttafélags (eins og t.d. isi@isi.is) er hægt að kaupa aðgang að Google Workspace. Gefur það einnig möguleika á Shared Drive sem er í eigu félagsins auk betri stjórnunar- og öryggismöguleika.